E. Bedrijfsvoering

Begin 2022 hadden we te maken met maatregelen rondom COVID-19.

Dienstverlening
Tijdens het eerste kwartaal verzorgden we zonder beperkingen onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. In deze periode voerden we diverse Rijksregelingen uit om ondernemers te ondersteunen.

Communicatie
Gedurende het eerste kwartaal stond onze communicatie (zowel extern als intern) voor een groot deel in het teken van de coronacrisis. Onze inzet richtte zich op het begrijpelijk en toegankelijk communiceren van landelijke maatregelen, ‘de moed erin houden’ en vervolgens op het opheffen van de maatregelen. We communiceerden intensiever dan vóór COVID-19 digitaal en online, aansluitend bij de behoeften van de inwoners.

Personeelsbeleid en organisatieontwikkeling
We willen dat onze medewerkers op een goede manier in onze organisatie kunnen blijven werken. Dat noemen we duurzame inzetbaarheid. Dat blijft leidend in ons personeelsbeleid.
De eisen die aan een gemeente gesteld worden, veranderen. Onze organisatie moest adequaat en flexibel reageren op deze veranderingen. In 2022 hebben we de eerste stappen gezet op het gebied van Strategische Personeelsplanning. Strategische Personeelsplanning is een hulpmiddel dat zorgt voor het voorbereiden, vormgeven en implementeren van strategisch beleid rond de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel.
Daarnaast voerden we -samen met een gespecialiseerd bedrijf- een onderzoek uit naar de beleving van de medewerkers binnen onze organisatie. Het totaalbeeld van de organisatie is positief. De uitslagen worden per team opgepakt en verder uitgewerkt.
De arbeidsmarkt in Nederland is behoorlijk krap. De gevolgen daarvan merken we ook in onze organisatie. Tot nu toe lukt het ons de vacatures in te vullen. In 2022 vulden we ruim negentig vacatures in. De aanleiding voor het hoge aantal vacatures is voornamelijk (vroeg)pensionering. De ontstane vacatures zetten we eerst intern open, waardoor bij invulling ook weer andere vacatures vrijkomen.
In 2022 deelden we een aantal teams anders in. Het gaat onder andere om het team informatisering en automatisering (I&A), support Sociaal Domein (SSD) en Werk, Inkomen en Leerlingzaken (WIL).

Planning en control
In 2022 stelden wij voor de planning- en control cyclus verschillende documenten op. Het gaat om de kaderbrief, de begroting, de perioderapportages en de jaarrekening. In deze documenten gaven wij informatie over de ‘planning en control’ van de doelen die we wilden bereiken en over de resultaten die we behaalden. In 2022 versnelden we het proces van de jaarrekening, waardoor we de jaarrekening één raadsvergadering eerder behandelden.  

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Jaarlijks voeren we onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van onze organisatie. Dit doen we op basis van artikel 213a Gemeentewet. In 2022 pasten we de verordening aan, zodat we onze organisatie blijven verbeteren. De nadruk lag op het verbeteren van de processen, de interne beheersing (rechtmatigheid) en het risicomanagement.
Ook deden wij mee aan onderzoeken bij gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. Dit deden we in samenwerking met de dertien Zeeuwse gemeenten. In 2022 voerden we twee onderzoeken uit: bij het Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen en bij het Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland.

Interne beheersing - Rechtmatigheid(sverantwoording)
Rechtmatig handelen betekent dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. In 2022 werd na jaren van uitstel definitief bekend dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad vanaf het boekjaar 2023 verplicht is. We verbeterden in 2022 onze administratieve organisatie en interne beheersing om klaar te zijn voor deze verantwoording over 2023.

Risicomanagement
Wij hebben onze (belangrijkste) risico’s in beeld. Om onze risico’s te beheersen namen we maatregelen. De (mogelijke) financiële gevolgen van de (rest)risico’s kwantificeren wij in onze begroting en jaarrekening. Wij verwijzen hiervoor naar de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’.
In 2022 maakten wij stappen naar een gestructureerd en systematisch risicomanagement. De eerder vanwege COVID-19 uitgestelde workshops frauderisicoanalyse vonden dit jaar plaats. Wij verwerken de uitkomsten hiervan en zorgen waar nodig voor beheersmaatregelen om eventuele frauderisico’s verder te beperken.

Horizontaal toezicht Belastingdienst
Wij hebben een convenant horizontaal toezicht met de Belastingdienst. Dit houdt in dat er sprake is van een samenwerking op basis van wederzijds begrip, transparantie en vertrouwen. Het convenant bevat afspraken over de kwaliteit van de aangiften en hoe beide partijen fiscale zaken zo actueel en efficiënt mogelijk afhandelen.
De Belastingdienst kondigde in 2021 een aantal aanscherpingen en verduidelijkingen in het Horizontaal toezicht aan. Wij voerden het plan van aanpak uit om uiterlijk in 2022 onze ambitie om aantoonbaar fiscaal in control te zijn waar te maken. Wij ontvingen de toezegging van de Belastingdienst dat we in aanmerking komen voor verlenging van het convenant.

ICT infrastructuur
In het kader van de modernisering van de ICT infrastructuur ontvingen onze medewerkers een laptop, die de mobiele thin client vervangt. Op de werkplekken plaatsten we nieuwe beeldschermen. Naast deze wijzigingen aan de gebruikerskant, is binnen Team I&A een globaal technisch ontwerp opgesteld in samenwerking met een externe adviseur. Met als doel om in 2023 een start te maken met de upgrade van de hardware in de serverruimtes. Hierdoor kunnen wij als organisatie nog beter inspelen op het nieuwe werken en de behoeften van de eindgebruiker. Ook hebben we de capaciteit van onze serverruimte uitgebreid.

Informatiebeheer

• Wet open overheid: De Wet open overheid is een meerjarenplan om informatie openbaar beschikbaar te maken. De eerste stappen hebben we in 2022 gezet. Voor meer informatie verwijzen wij naar paragraaf H Wet Open Overheid.
• Archiefwet: We plaatsten ons digitale archief van het ‘oude’ zaaksysteem uit naar het e-depot van het Zeeuws Archief. Dit archief is ons grootste digitale archief. Dit rondden we in 2022 nog niet volledig af. In 2022 digitaliseerde het Zeeuws Archief in onze opdracht ons bouwarchief.
• Omgevingswet: De invoering van deze wet is opnieuw uitgesteld. Dit biedt ons en de softwareleverancier meer tijd om de systemen die nodig zijn voor de nieuwe wetgeving in te voeren.
• Wet digitale overheid: Volgens de regels van het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ maakten we in 2022 verschillende websites en apps toegankelijker. We zetten hiervoor een toegankelijkheidsverklaring op onze website.

Informatiebeveiliging
We merkten ook in 2022 dat onze digitale weerbaarheid danig op de proef is gesteld. Wereldwijd zie je dat de cybercriminaliteit alleen maar toeneemt. Niet alleen in relatie tot de in oorlog zijnde landen maar ook daarbuiten. Dagelijks bestoken criminele activisten ons netwerk.
Daarom houden we steeds bewustwordingscampagnes onder en met onze medewerkers, zodat we ons de risico’s goed realiseren. Daarmee voorkomen we problemen.
Ook in 2022 veranderde  onze ICT-infrastructuur doordat steeds meer applicaties naar de Cloud.verhuizen. Om de beveiliging optimaal te houden maakten we in 2022 een extra back-up voorziening.
Voor een betere beveiliging voerden we in 2022 de meervoudige authenticatie in voor medewerkers.

Privacy
Op het gebied van privacy zijn weer stappen in de goede richting gezet.
In 2022 hebben wij voor de eerste keer verantwoording afgelegd over de Wet politiegegevens (Wpg).
Daarnaast startten wij in2022 met een rechtmatigheidstoets op ons verwerkingsregister ( het register waar alle verwerkingen van persoonsgegevens staan).

We kochten nieuwe bureaustoelen voor de werkplekken in onze kantoren. We hielden al rekening met flexplekken in onze kantoren, zodat iedere medewerker vrij is een werkplek te kiezen. Omdat we deels thuis en deels op kantoor werken richtten we minder werkplekken in.

We verzorgden de communicatie van een aantal projecten, zoals het Totaalplan Binnenstad, de crisisnoodopvang van asielzoekers, de opvang van Oekraïense vluchtelingen, het 50-jarig bestaan van het stadhuis en diverse klimaat- en duurzaamheidsmaatregelen.

In 2022 kochten we circa 18% van het via inkoop- en aanbestedingstrajecten gerealiseerde inkoopvolume lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) in. Dit percentage is sterk gedaald ten opzichte van 2021 (59%). Dit komt door aanbestedingen voor twee integrale kindcentra, die we aan niet-lokale partijen gunden. Deze twee aanbestedingen waren goed voor meer dan de helft van het totale bedrag wat we in 2022 aanbesteedden.

Onze inkoopresultaten over 2022 en eerdere jaren waren:

Met ‘selectieresultaat’ geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het ‘selectieresultaat' berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding.

We behandelden de volgende zaken:

De commissie voor de bezwaar- en beroepschriften besteedde meer aandacht aan minnelijk overleg tussen partijen.